Organizacja pracy na 3 zmiany: Wnioski

Punkt krytyczny: godzina 6:00 rano

Największe ryzyko w TD Yards pojawia się podczas przekazywania zmiany. Kiedy jedna ekipa chce już iść do domu po 8 godzinach na mrozie lub w upale, a druga dopiero parzy pierwszą kawę, łatwo o pomyłkę w dokumentacji cross-dockingu. W listopadzie 2024 roku wprowadziliśmy zasadę, że każda sekcja magazynu ma 12 minut na wspólny obchód ramp przez liderów obu zmian. Nie wystarczy rzucić papierami na biurko i powiedzieć, że wszystko gra. Trzeba fizycznie pokazać, który towar czeka na wyjazd, a który został rozładowany awaryjnie z powodu uszkodzonej palety.

Dzięki temu prostemu zabiegowi liczba reklamacji związanych z błędnym adresem wysyłki spadła u nas o 18% w ciągu zaledwie dwóch miesięcy. Raport co 24 godziny to podstawa, ale u nas liczy się raport co 8 godzin, który jest fundamentem spokoju. Klient z Sosnowca, który odbiera od nas podzespoły o 7:30, nie może czekać, aż my dojdziemy, co stało się w nocy. Zero pustych przebiegów oznacza, że wózek widłowy musi wiedzieć dokładnie, gdzie jechać od pierwszej minuty nowej zmiany, bez zbędnego dopytywania i szukania kierownika po hali.

Wdrożyliśmy system cyfrowy, w którym każdy operator o godzinie 5:45 wpisuje status swojej ostatniej operacji. To nie jest skomplikowana tabela, tylko trzy konkretne pola: numer rampy, status towaru i ewentualne uwagi techniczne do sprzętu. Jeśli wózek numer 4 ma niski stan baterii, informacja ta trafia do zmiennika zanim ten w ogóle wejdzie do szatni. Taka transparentność buduje zaufanie w zespole, bo nikt nie czuje się wrzucony na minę przez kolegę z poprzedniej grupy, co wcześniej bywało zarzewiem niepotrzebnych konfliktów.

Błąd popełniony o 3:15 nad ranem potrafi zablokować plac na całe przedpołudnie, jeśli komunikacja między zmianami kuleje.

Yard Management po ciemku

Praca w nocy na placu manewrowym przy ul. Długiej 45 w Katowicach to zupełnie inne wyzwanie niż operacje dzienne. Widoczność, mimo zamontowania 14 nowych masztów oświetleniowych w grudniu ubiegłego roku, zawsze jest ograniczona. Liczy się czas operacyjny, więc kierowcy często się spieszą. Nasz system Yard Management wymusza na każdym pojeździe wjeżdżającym po 22:00 ścisłe trzymanie się wyznaczonych slotów. Nie ma parkowania 'gdzieś obok', bo o 2:00 rano, przy dużym natężeniu ruchu, jeden źle ustawiony zestaw blokuje manewr trzem innym autom.

Zauważyliśmy, że precyzyjne oznaczanie miejsc postojowych farbą odblaskową i numeracja widoczna z kabiny ciągnika siodłowego skróciły czas podstawienia pod rampę średnio o 4 minuty. Może wydawać się, że to mało, ale przy 47 transportach na dobę daje to ponad 3 godziny zaoszczędzonego czasu pracy sprzętu i ludzi. Bez zbędnego postoju to nasza dewiza, którą realizujemy poprzez jasne instrukcje wydawane przez radio już na bramie wjazdowej. Każdy kierowca dostaje od nas wydrukowaną mapkę z zaznaczoną drogą do konkretnego doku, co eliminuje błądzenie po placu.

Dodatkowo, wprowadziliśmy obowiązkowe kamizelki o wysokiej widzialności dla każdego, kto opuszcza kabinę, bez żadnych wyjątków. W styczniu 2024 roku odnotowaliśmy 0 incydentów wypadkowych, co przy pełnym obłożeniu terminala uznajemy za sukces naszej procedury 'Safety First'. Nocna zmiana wymaga też większej uwagi od operatorów monitoringu, którzy korygują ustawienie naczep za pomocą komunikatów głosowych. Konkret na rampie to nie tylko szybkość, ale przede wszystkim bezpieczeństwo, za które odpowiadamy głową przed naszymi kontrahentami.

Komunikacja z kierowcami o 3:00 rano

Kierowca, który przyjeżdża do nas z Niemiec lub Włoch po 12 godzinach trasy, jest zmęczony i chce jak najszybciej oddać towar. W TD Yards rozumiemy to doskonale. Dlatego proces przyjęcia dokumentów skracamy do minimum. Zamiast wypełniania 5 formularzy, skanujemy kody CMR i od razu przydzielamy numer operacji. Nasz zespół nocny liczy 7 osób i każda z nich zna język angielski w stopniu komunikatywnym, co w Katowicach wcale nie jest standardem w każdym magazynie. Dzięki temu unikamy nieporozumień przy sprawdzaniu stanu plomb czy ilości palet.

W lutym 2024 roku wprowadziliśmy system powiadomień SMS dla kierowców czekających na placu. Zamiast trzymać ich w napięciu pod bramą, kierowca dostaje wiadomość: 'Rampa 08 wolna za 15 min'. To pozwala mu na krótki odpoczynek lub przygotowanie naczepy do rozładunku. Wynik? Czas operacyjny od wjazdu do wyjazdu spadł u nas do średnio 54 minut dla pełnego składu. To realny zysk dla przewoźnika i dla nas, bo przepustowość terminala wzrosła bez dobudowywania ani jednego metra kwadratowego powierzchni.

Zauważyliśmy też, że drobne udogodnienia, jak dostęp do czystego węzła sanitarnego i automatu z ciepłą kawą, znacząco poprawiają kulturę pracy na rampie. Zmęczony kierowca jest bardziej skłonny do współpracy, jeśli widzi, że traktujemy go po partnersku. W branży TSL często się o tym zapomina, stawiając tylko na tabelki w Excelu. My wiemy, że sprawne Yard Management zaczyna się od relacji z człowiekiem, który siedzi za kółkiem. To on ostatecznie decyduje, jak sprawnie wycofa pod dok, co wpływa na nasze tempo pracy.

Traktowanie kierowcy po partnersku to nie tylko uprzejmość, to realne skrócenie czasu rozładunku o kilka cennych minut.

Sprzęt, który nie śpi

Utrzymanie floty 9 wózków widłowych w pełnej gotowości przy pracy 24/7 wymaga innego podejścia do serwisu. Nie możemy pozwolić sobie na to, żeby maszyna stanęła w poniedziałek o 10:00 rano, bo nikt nie zauważył wycieku oleju w niedzielę w nocy. Dlatego każdy operator ma obowiązek wykonania 2-minutowego przeglądu startowego. Sprawdza widły, łańcuchy i poziom płynów. Jeśli coś budzi wątpliwość, wózek trafia do strefy serwisowej, a my korzystamy z jednostki rezerwowej. Mamy 1 wózek zapasowy, który czeka wyłącznie na takie sytuacje.

W marcu 2024 roku zmieniliśmy harmonogram ładowania akumulatorów. Zamiast ładować wszystko naraz, mamy rotacyjny system wymiany baterii co 4 godziny, co zapewnia stałą moc maszyn przez całą dobę. To eliminuje sytuacje, w których wózek 'słabnie' w połowie rozładunku ciężkiego transportu z elementami stalowymi. Liczy się czas operacyjny, a każda minuta przestoju wózka to strata około 140 złotych w skali godziny pracy zespołu. Dbamy o to, by każda złotówka wydana na paliwo czy prąd pracowała na nasz wspólny wynik.

Nasza flota jest monitorowana przez system GPS, który pokazuje nam natężenie ruchu w poszczególnych strefach magazynu. Widzimy, gdzie tworzą się 'wąskie gardła' i możemy natychmiast zareagować, przesuwając jednego operatora z sekcji przyjęć do sekcji wydań. To elastyczność, której nie da się osiągnąć bez technologii wspierającej człowieka. W TD Yards nie boimy się nowych narzędzi, o ile przynoszą one konkretny efekt na rampie i sprawiają, że praca jest lżejsza i bardziej przewidywalna dla naszych ludzi.

Wnioski po roku pracy na 3 zmiany

Rok 2024 pokazał nam, że decyzja o przejściu na system 24/7 była strzałem w dziesiątkę dla naszych klientów z branży motoryzacyjnej i FMCG. Obsłużyliśmy w tym czasie 156 nowych kontrahentów, którzy szukali właśnie elastyczności nocnej. Najważniejszą lekcją jest jednak to, że technologia jest tylko dodatkiem do dobrze poukładanych procesów ludzkich. Raport co 24 godziny to tylko zwieńczenie ciężkiej pracy, która dzieje się na każdej zmianie z osobna. Bez jasnych zasad odpowiedzialności, nawet najdroższy system Yard Management będzie tylko drogą zabawką.

Planujemy wdrożenie kolejnych usprawnień w drugim kwartale 2025 roku, w tym automatycznych bramek rozpoznających numery rejestracyjne, co jeszcze bardziej przyspieszy proces wjazdowy. Nasz cel to zejście poniżej 45 minut obsługi jednego transportu typu 'full truck load'. Wiemy, że na Śląsku konkurencja jest duża, ale nasza dbałość o szczegóły i brak zbędnego postoju dają nam przewagę, której nie da się łatwo skopiować. Zapraszamy do kontaktu firmy, które potrzebują pewnego partnera do obsługi swoich stanów magazynowych o każdej porze dnia i nocy.

Podsumowując, praca na 3 zmiany to maraton, a nie sprint. Wymaga dbania o kondycję zespołu i ciągłego poprawiania procedur. W TD Yards nie stoimy w miejscu, bo wiemy, że w logistyce kto nie idzie do przodu, ten zostaje w tyle na parkingu. Nasze doświadczenie z Katowic pokazuje, że nawet mały terminal może operować z precyzją wielkiego centrum logistycznego, jeśli tylko trzyma się ustalonych zasad i szanuje czas swój oraz swoich partnerów biznesowych.

Logistyka to maraton, a nie sprint. Kto nie idzie do przodu, ten zostaje w tyle na parkingu.