Jak skróciliśmy czas rozładunku o 22 minuty
Na naszym terminalu w Katowicach przy ulicy Długiej 45 każdy kwadrans spóźnienia to realna strata pieniędzy dla przewoźnika i zator na placu. We wrześniu 2024 roku zmierzyliśmy, że średni czas postoju pod rampą wynosił 64 minuty, co blokowało płynność pracy dla naszych 47 stałych kontrahentów. Postanowiliśmy to zmienić bez kupowania drogich systemów IT, skupiając się wyłącznie na tym, co dzieje się na bramie wjazdowej między 6:15 a 14:00.
Bałagan na wjeździe i 14 minut straty
Wszystko zaczęło się od audytu, który przeprowadziliśmy w pierwszym tygodniu października 2024 roku. Zauważyliśmy, że kierowcy przyjeżdżali falami, co powodowało zatory na podjeździe już o 7:20 rano. Nasz zespół 5 operatorów nie nadążał z weryfikacją dokumentów papierowych, przez co rampy numer 3 i 4 stały puste przez średnio 14 minut między odjazdem jednego auta a podjazdem drugiego. To był klasyczny pusty przebieg, który generował niepotrzebne nerwy u przewoźników i opóźnienia w raportach, które w TD Yards wysyłamy do klientów co 24 godziny. Brak jasnej komunikacji na linii brama-magazyn sprawiał, że wózkowi dowiedzieli się o gotowym aucie dopiero, gdy kierowca osobiście pojawiał się w biurze obsługi placu.
Analiza wykazała, że największym problemem nie był brak rąk do pracy, ale chaos informacyjny. Kierowca z transportem drobnicowym, który wymaga 45 minut pracy, wjeżdżał przed auto z jedną paletą, które mogłoby zwolnić rampę w 8 minut. W ten sposób blokowaliśmy najcenniejszy zasób – czas operacyjny rampy. Postanowiliśmy wprowadzić twarde zasady sortowania kolejki już na poziomie szlabanu wjazdowego, co początkowo spotkało się z oporem, ale szybko przyniosło wymierne korzyści. Skupiliśmy się na tym, aby każda minuta od momentu podniesienia szlabanu do momentu otwarcia naczepy była maksymalnie wykorzystana. Bez zbędnego postoju i bez czekania na decyzję kierownika zmiany, który wcześniej musiał zatwierdzać każdy wjazd osobiście.
Pusty przebieg na rampie to najdroższa minuta w logistyce magazynowej, której nigdy nie odzyskasz.
Nowa procedura awizacji w 11 dni
Wdrożenie nowej procedury zajęło nam dokładnie 11 dni roboczych, zaczynając od 14 października 2024 roku. Zamiast wpuszczać auta według kolejności podjazdu pod szlaban, wprowadziliśmy system priorytetów oparty na typie ładunku i gotowości personelu magazynowego na konkretnej sekcji. Strażnik na bramie otrzymał prosty arkusz z listą 38 zaplanowanych dostaw na dany dzień, gdzie każda rampa miała przypisany konkretny margines czasu. Jeśli auto przyjechało 12 minut przed czasem, nie wpuszczaliśmy go na plac manewrowy, aby nie blokować miejsca innym, tylko kierowaliśmy na wyznaczony bufor postojowy przy ulicy Długiej.
Kluczowym elementem zmiany był system krótkofalówek między bramą a 3 liderami zespołów rozładunkowych. Gdy tylko auto przechodziło weryfikację dokumentów, wózkowy na rampie numer 7 już wiedział, że za 3 minuty będzie miał towar do zdjęcia. Dzięki temu wyeliminowaliśmy moment, w którym rampa czeka na towar – teraz to towar czeka na przygotowaną rampę. Liczy się czas operacyjny, a w TD Yards dbamy, by wynosił on co najmniej 92% w ciągu 8-godzinnej zmiany. Każdy z naszych 9 pracowników magazynowych został przeszkolony z nowego trybu pracy w ciągu dwóch popołudniowych spotkań, co pozwoliło uniknąć błędów przy sortowaniu dokumentacji CMR.
Wyniki: 22 minuty zysku na każdym cyklu
Efekt był widoczny już po pierwszym pełnym tygodniu pracy w nowym trybie, czyli około 28 października 2024. Średni czas obsługi ciągnika z naczepą spadł z 64 do 42 minut. To daje dokładnie 22 minuty zysku na każdym rozładunku. Dla terminala takiego jak nasz, który obsługuje około 43 auta na dobę, oznacza to oszczędność rzędu 15 godzin pracy rampy dziennie. Dzięki temu mogliśmy przyjąć dodatkowe 4 transporty dziennie bez zatrudniania nowych osób ani rozbudowy infrastruktury. Konkret na rampie to podstawa naszej współpracy z klientami z branży spożywczej i budowlanej.
Dodatkowym atutem okazało się zmniejszenie zużycia paliwa przez wózki widłowe, ponieważ ich droga przejazdu stała się bardziej liniowa i zaplanowana. Zamiast chaotycznego jeżdżenia między rampami, wózkowi pracują teraz w wyznaczonych strefach, co ograniczyło puste przejazdy o 18%. Każdy raport co 24 godziny, który wysyłamy do naszych partnerów, zawiera teraz sekcję 'czas operacyjny', dzięki czemu widzą oni czarno na białym, jak sprawnie ich towar przechodzi przez nasz terminal w Katowicach. To buduje zaufanie i pozwala nam planować kolejne optymalizacje na rok 2025.
Zaoszczędzone 22 minuty pozwoliły nam obsłużyć 4 dodatkowe auta bez zwiększania kosztów stałych.
Dyscyplina na placu i raportowanie
Utrzymanie takich wyników wymaga codziennej dyscypliny i twardego trzymania się procedur. W TD Yards nie ma miejsca na 'dogadywanie się' z kierowcami poza kolejnością – zasady są jasne dla wszystkich 12 przewoźników, z którymi współpracujemy na stałe. Jeśli dokumenty są niekompletne, auto zostaje odesłane na parking boczny do czasu wyjaśnienia sprawy, co zajmuje średnio 34 minuty, ale nie blokuje rampy dla innych, sprawnych dostaw. Taki system pozwala zachować zero pustych przebiegów wewnątrz magazynu i chroni nas przed karami umownymi za opóźnienia w dystrybucji.
Warto podkreślić, że cała zmiana nie kosztowała nas ani grosza w wydatkach na oprogramowanie. Wykorzystaliśmy to, co już mieliśmy – proste arkusze, krótkofalówki i jasny podział obowiązków. Kluczem było zrozumienie, że zarządzanie placem (Yard Management) to nie tylko technologia, ale przede wszystkim ludzie i ich nawyki. Nasz zespół 5 operatorów bramowych i 9 wózkowych udowodnił, że dobra organizacja pracy w Katowicach potrafi konkurować z najnowocześniejszymi terminalami w Europie. Kolejnym krokiem będzie skrócenie czasu weryfikacji dokumentów o kolejne 4 minuty poprzez wprowadzenie wstępnej weryfikacji zdjęć CMR przesyłanych przez kierowców jeszcze przed dojazdem do Katowic.
